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10 conseils pour réussir l’intégration d’un nouveau collaborateur

Par tiz
Conseils
13/09/2021

L’arrivée d’un nouveau collaborateur dans l’équipe est une étape cruciale du processus de recrutement. Anticipez toutes les étapes pour favoriser la bonne intégration des collaborateurs qui rejoignent vos troupes !

Découvrez nos 10 conseils pour créer du lien avec vos nouvelles recrues à travers notre infographie 👌

10 conseils pour intégrer vos nouveaux collaborateurs

1 – Pas de distinction entre les collaborateurs 

CDI, CDD, apprentis, stagiaires, tout le monde doit être traité de la même façon. On ne connaît pas l’avenir de nos différents collaborateurs et il est important qu’ils aient tous une bonne image de l’entreprise.

Pensez-vous vraiment que Célia, arrivée dans l’entreprise pour un stage de fin d’année doit être traitée différemment ? Pourtant, elle aura sûrement l’opportunité d’intégrer la société à l’issue de ses études !

2 – Annoncez l’arrivée d’un nouveau talent dans votre entreprise

Prévenez l’équipe de son arrivée quelques temps avant son premier jour. Pour faciliter l’intégration des collaborateurs, indiquez aussi leurs prénoms et les postes qu’ils vont occuper au reste de l’équipe en amont !

Si vous avez un intranet, c’est le bon moment pour publier une actualité ! Présentez votre nouvelle recrue : qui elle est, ses passions, son rôle dans l’entreprise, une petite photo pour accompagner tout ça et le tour est joué ! 👌

Afin qu’il se sente intégré à l’équipe, pensez aussi à l’ajouter à la page dédiée à l’équipe sur votre site.

3 – Organisez le poste du nouvel arrivé en amont de son premier jour

Pour faciliter l’intégration du collaborateur, préparez son poste de travail ! Vérifiez que le matériel nécessaire soit prêt avant son arrivée. Veillez aussi à préparer ses divers identifiants, les logiciels dont il aura besoin et les différentes procédures auxquelles il pourra se référer. Ainsi, il se sentira attendu en découvrant son espace de travail préparé avec soin.

Pensez à désigner une personne qui sera chargée de son accueil et de son accompagnement lors de son arrivée dans l’entreprise. 

4 – Préparez son arrivée avec lui (horaires, documents…)

L’anticipation est le secret de l’intégration d’un collaborateur réussie. En effet, prévoir les horaires et confirmer le lieu en amont avec lui permet de laisser un facteur d’anxiété de côté. Convenez au mieux avec lui son premier jour dans l’entreprise en lui donnant en amont l’horaire auquel il est attendu ainsi que les documents administratifs. Pensez aussi à lui indiquer si besoin comment se rendre dans vos locaux.

Réservez-vous du temps pour le recevoir et l’accompagner à la prise en main de son poste le premier jour. Ainsi, à son arrivée, vous pourrez profiter d’un moment privilégié pour lui faire visiter les locaux et l’aider à se familiariser à l’entreprise en lui présentant les collaborateurs et son nouvel espace de travail.

Facilitez l’intégration du collaborateur en l’accompagnant sur son poste de travail et sa prise en main. Partagez votre vision de l’entreprise, vos valeurs et profitez-en pour apprendre à connaître votre nouveau collègue !

5 – Prévoyez un pot de bienvenue et invitez-le à déjeuner

Retrouvez-vous autour d’un déjeuner d’équipe pour apprendre à connaître votre nouvelle recrue et qu’elle fasse connaissance avec ses collaborateurs.

Une activité de team building comme un laser game ou un escape game peut aussi être un bon moyen de créer des liens et de souder l’équipe.

6 – Proposez-lui un livret d’accueil et/ou une vidéo ludique

Initiez votre nouveau coéquipier à la culture de l’entreprise en l’immergeant dans l’univers de l’équipe grâce à un livret d’accueil et une vidéo ludique. Quelques idées à intégrer dans vos supports d’accueil :

  • Livret d’accueil : présentation et informations essentielles de l’entreprise, mot du président, organigramme, plan des locaux. Pensez à y ajouter une page personnalisée qui lui sera adressée et qui correspond à son poste. Vous pouvez y incorporez ses identifiants, mots de passe et autres éléments indispensables à son nouveau poste.
  • Vidéo ludique : vous pouvez présenter votre équipe, cependant, nous vous conseillons de l’éviter si vous avez beaucoup de turn-over* au sein de votre entreprise. Présentez les locaux, un mot du président, une présentation de l’entreprise et toutes les informations qu’il est bon de savoir lorsque l’on intègre votre structure !

*turn-over : taux de renouvellement du personnel d’une entreprise.

7 – Accueillez-le avec une Welcome Box !

On sait très bien que pour maîtriser l’intégration d’un collaborateur au sein de l’équipe, il est primordial de favoriser son bien être dès son arrivée dans l’entreprise. N’hésitez pas à lui concocter une Welcome Box garnie de vos goodies d’entreprise et de quelques sucreries… 😉 

Welcome Box (Kit de bienvenue) de l'Agence Tiz : Magazine "Détox Digitale" de l'été, gel hydroalcoolique, stylos, masques, sucreries et autres attentions
Welcome Box de l’Agence Tiz : Mag Détox Digitale de l’été, gel hydroalcoolique, stylos, masques, sucreries et autres attentions 🎁

8 – Attribuez-lui un parrain ou une marraine

Le parrainage sert de point d’ancrage à la nouvelle recrue, ainsi, elle ne se sent pas perdue et sait où trouver une oreille attentive qui pourra le soutenir si besoin.

Le parrain ou la marraine aide le nouveau collaborateur à s’intégrer dans l’entreprise plus facilement. Disponible pour répondre aux questions du nouvel arrivant, il va conseiller et orienter le nouveau salarié dès son arrivée dans l’entreprise.

Le nouvel employé n’est pas forcément dans le même service que son parrain ou sa marraine. En effet, le rôle qui leur est attribué est celui de veiller à l’intégration du collaborateur dans l’entreprise, le parrainage n’est pas une mission de formation.

9 – Définissez ensemble des objectifs concrets et atteignables

Il est nécessaire de définir des objectifs clairs et pertinents avec les compétences du nouveau coéquipier. Ses missions doivent être en adéquation avec son profil, son poste et ses connaissances. Fixer des objectifs avec son manager hiérarchique lui permettra d’évoluer tout en recevant l’accompagnement nécessaire à son intégration.

Ces objectifs, atteignables et définis en accord, permettent de mettre en place des leviers de motivation à valoriser auprès du collaborateur : vision de l’évolution, accroissement des compétences et connaissances, prise d’autonomie et responsabilisation du coéquipier.

10 – Recueillez son ressenti durant des points hebdos planifiés avec la nouvelle recrue

Favoriser l’intégration d’un collaborateur passe aussi par une bonne communication au sein de l’équipe. Durant la période d’intégration de la nouvelle recrue, il est nécessaire d’évaluer régulièrement ses progrès et difficultés afin de favoriser la réussite de sa prise de poste.

Nous vous conseillons d’échanger idéalement à l’issue du premier jour, puis, de la première semaine et à la fin du premier mois. Vous pourrez ensuite espacer dans le temps les discussions. Pensez à évaluer la nécessité de la fréquence de ces entretiens en fonction de la durée de son contrat mais aussi en fonction de son besoin de suivi.

Ces échanges doivent permettre d’ouvrir le dialogue sur différents sujets afin de l’accompagner au mieux. Nous avons retenu plusieurs thématiques importantes dans le suivi et l’accompagnement à l’intégration du collaborateur :

  • La maîtrise des missions
  • Ses capacités et connaissances techniques
  • Le respect des règles et procédures
  • Son appréciation du poste et de ses attentes
  • Ses relations avec l’équipe (collègues, hiérarchie, clients, etc.)
  • Les difficultés qu’il peut rencontrer au cours de ses missions

C’est grâce à ces points que vous pourrez ajuster son parcours avec lui et ainsi lui permettre de devenir suffisamment autonome et à l’aise à son poste. Ces bilans permettent aussi d’évaluer la nécessité d’une formation auprès de la nouvelle recrue.

Infographie : 10 conseils pour bien accueillir vos nouveaux collaborateurs.

N’oubliez pas que chaque équipier est différent. Certains seront plus spontanés dans l’expression de leurs besoins et difficultés. Restez attentif et à l’écoute du bien-être de votre équipe pour veiller à une meilleure intégration des collaborateurs !

Pour encore plus d’idées sur le recrutement de vos futurs collaborateurs et la gestion de votre équipe, jetez un œil à notre Webinaire Marque Employeur !

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